In principe vielen alle zaken die betrekking hadden op krijgsgevangenen in Japanse handen onder de verantwoordelijkheid van het Krijgsgevangenen-Bureau van het Japanse Ministerie van Oorlog. Tijdens de eerste maanden van de bezetting van Indië stonden de kampen echter onder direct beheer van de commandanten van de betrokken legers. Dit leidde tot grote verschillen in de manier waarop de gevangenen werden behandeld.

In de loop van 1942 werden door het Japanse ministerie van Oorlog algemene instructies afgegeven, die zorgden voor een zekere standaardisering van de interneringspraktijk. Het ministerie besliste over alle formele zaken: het aantal en de locatie van de krijgsgevangenenkampen, de aanstelling van de kampcommandanten en het overige Japanse kader, de inhoud van de kampreglementen en de transporten. Lokale of regionale militaire instanties konden soms afwijken van de uit Tokio afkomstige richtlijnen.

De burgerinterneringskampen stonden in het prille begin van de Japanse bezetting eveneens onder direct beheer van het bezettende leger. In de loop van 1942, toen voldoende ambtenaren uit Japan waren overgekomen, werden per regio Departementen van Militair Bestuur (Gunseibu) geïntroduceerd, die verbonden waren aan het hoofdkwartier van het desbetreffende leger.

Onder een Gunseibu ressorteerde een Keimubu of Onderdepartement van Politie. Een speciale afdeling van dit onderdepartement was verantwoordelijk voor de administratie van alle gevangenissen en burgerinterneringskampen. In sommige delen van Java werd het toezicht over de vrouwenkampen tot april 1943 aan de plaatselijke Indonesische autoriteiten overgelaten, die natuurlijk ook onder Japans toezicht stonden.

Tijdens de eerste helft van de Japanse bezetting viel de Keimubu formeel onder het Japanse ministerie van Binnenlandse Zaken in Tokio, dus onder de verantwoordelijkheid van de civiele Japanse autoriteiten.

Van civiel naar militair bestuur

Bij keizerlijk decreet van 7 november 1943 werden de Keimubu overgeheveld naar het Ministerie van Oorlog, met als gevolg dat de burgerkampen, net als de krijgsgevangenkampen, rechtstreeks onder militair beheer kwamen. Omdat de uitvoering van dit decreet enkele maanden vergde, werd het in de bezette gebieden pas geleidelijk van kracht. Op Java en Sumatra gebeurde dit omstreeks 1 april 1944.

De overgang naar een militair bestuur werd ingegeven door het voor de Japanners ongunstige verloop van de oorlog. De geallieerden begon op te dringen en het leger wilde de Europese geïnterneerden geen kans geven nog contact te hebben met de inheemse bevolking, of de vijand op enigerlei wijze behulpzaam te zijn. Daartoe achtte men een strikt legertoezicht, zoals dat ook werd uitgeoefend op de krijgsgevangenen, noodzakelijk. De internering van de vijandelijke burgers, die al veel langer duurde dan aanvankelijk gedacht, vereiste op den duur bovendien een betere en meer centrale regeling. Het leger was in vergelijking met het civiele bestuur beter toegerust voor de bevoorrading van de kampen.

Overigens stonden in het door de Japanse marine bestuurde deel van de Indonesische archipel de burgerkampen aanvankelijk onder direct marinebeheer en werden zij in 1943 overgedragen aan het Departement van Marine Civiel Bestuur, de Minseibu. Hier was de ontwikkeling dus juist omgekeerd.

Administratie

De interneringskampen op Java waren vanaf april 1944 onderverdeeld in drie gewesten (of districten). Voor elk gewest bestond een hoofdkantoor of bunsho, gevestigd in Batavia, Bandoeng en Semarang, ieder onder een gewestelijk commandant. Een gewestelijk commandant had een aantal commandanten van afdelingskantoren (bunkensho) onder zich die aan het hoofd stonden van één of meerdere kampen. De afdelingscommandanten hadden de rang van luitenant of kapitein. De bunsho en bunkensho voor de burgerkampen waren:

• Bunsho I (Batavia en omstreken), met Bunkensho Batavia-1, Batavia-2, Tangerang en Buitenzorg;
• Bunsho II (overige West-Java), met Bunkensho Bandoeng en Tjimahi;
• Bunsho III (Midden- en Oost-Java), met Bunkensho Semarang, Ambarawa/Banjoebiroe, Solo en Moentilan.

De overgang naar het militaire beheer betekende voor de burgergeïnterneerden een uniformer, strenger regime. Zij kregen per 1 maart 1944 officieel de status van krijgsgevangene met een daarbij behorend krijgsgevangenennummer. Deze nummers werden in de loop van maart of april per bunsho uitgegeven. Voor het nummer werd dan ook een I, II of III geplaatst, afhankelijk van de bunsho waaronder het kamp in kwestie viel.

Binnen een bunsho werd voor de diverse kampen gewoon doorgenummerd: waren alle geïnterneerden in een kamp van een nummer voorzien, dan nummerde men verder in een volgend kamp. Bij een transport naar een ander kamp in dezelfde bunsho behield men hetzelfde nummer, maar bij een transport naar een kamp in een andere bunsho kreeg de geïnterneerde een nieuw nummer toegewezen.

Nummers werden niet hergebruikt: eenmaal toegekende nummers werden bij overlijden of bij vertrek naar een andere bunsho niet aan een andere geïnterneerde verstrekt. Over de POW-nummers van de 'echte' krijgsgevangenen, die al in augustus 1942 werden toegekend, is veel minder bekend.

Waarschijnlijk werden de kampen op Sumatra en in de Buitengewesten op een soortgelijke hiërarchische manier ingedeeld, maar nadere gegevens daarover ontbreken.

Kampcommandanten en bewakers

De aandacht van de Japanse autoriteiten ging voornamelijk uit naar het verhogen van de oorlogsinspanning. Hoge Japanse militairen bemoeiden zich dan ook niet, of zo min mogelijk, met de dagelijkse gang van zaken in de kampen. Kolonel Miyamoto Shizuo, een stafofficier van het 16de Leger op Java die verantwoordelijk was voor de internering van Nederlandse burgers, getuigde later dat hij de kampen niet één keer persoonlijk heeft geïnspecteerd. Hij had het beheer overgelaten aan wat hij 'de specialisten' noemde.

De mensen die over de kampen werden aangesteld, waren echter allesbehalve specialisten. Meestal werden hiervoor reserveofficieren en zelfs burgerpersoneel gekozen. Vooral tijdens de periode van het militaire bestuur waren de Japanse kampcommandanten en hun ondergeschikten doorgaans betrekkelijk eenvoudige mensen: militairen van lage rang (onderofficieren of zelfs gewone soldaten) die nauwelijks voor dit bewakingswerk waren opgeleid, evenmin als hun inheemse helpers. Hun status en invloed binnen de hiërarchie van het leger waren dan ook beperkt.

Voor het welzijn van de krijgsgevangenen en burgergeïnterneerden was de persoonlijkheid van de Japanse kampcommandant wel zeer bepalend. Hij beschikte over een vrijwel onbeperkte en ongecontroleerde macht om zijn gevangenen het leven zo zuur mogelijk te maken, dan wel hun situatie zo veel als hij kon te verbeteren. De ene commandant interpreteerde de regels veel strenger dan de andere.

Vanaf 1944 werden voor het toezicht op de burgerinterneringskampen, net als voor de bewaking van de krijgsgevangenenkampen, voornamelijk Koreaanse militairen ingezet. Zij hadden een korte stoomcursus voor de bewaking van krijgsgevangenen achter de rug, maar daarin werd hen nauwelijks meer dan anti-geallieerde propaganda bijgebracht. Het ontbrak de Japanse en Koreaanse bewakers doorgaans, uitzonderingen daargelaten, dan ook aan kennis over de gewoonten van hun Europese gevangenen. Anderzijds hadden de Europeanen weinig kaas gegeten van de Japanse gewoonten en gebruiken. Het gevolg was een vrijwel totaal gebrek aan wederzijds begrip, voor zover dat onder de gegeven omstandigheden al mogelijk zou zijn geweest.

In de ogen van de Japanners was het volstrekt ongepast dat de gevangengenomen westerlingen, zelfs nu ze de strijd smadelijk hadden verloren, nog zoveel te klagen en te eisen meenden te hebben. Van hun kant voelden de meeste krijgsgevangenen en burgergeïnterneerden niets anders dan een diepe minachting voor de Japanners. Die minachting voor de Aziatische bezetters was soms zo groot dat – zoals een geïnterneerde het uitdrukte – het zelfs niet meer mogelijk was hen te haten.

In de burgerkampen hadden de geïnterneerden niet veel contact met de Japanners. Het aantal Japanse en Koreaanse bewakers was doorgaans zeer klein; in het grote Bataviase vrouwenkamp Tjideng, met ten slotte circa 10.000 geïnterneerden, waarschijnlijk nog geen tien man. Zij werden bijgestaan door ongeveer honderd Indonesische heiho’s, hulpsoldaten in Japanse dienst. Veel burgergeïnterneerden zagen dagenlang geen Japanner, behalve één- of tweemaal per dag bij het appèl.

Gewelddadigheden zijn in de burgerinterneringskampen zeker voorgekomen – in het ene kamp meer dan in het andere – maar ze waren over het algemeen eerder uitzondering dan regel. Het overgrote deel van de geïnterneerden is nooit fysiek gestraft.

De krijgsgevangenen verging het anders. Zij hadden op papier de laagste rang in het Japanse leger toebedeeld gekregen. Volgens de voorschriften uit Tokio moesten ze redelijk goed behandeld worden. Japan had de Conventie van Genève, een internationaal verdrag voor de behandeling van krijgsgevangenen, wel ondertekend, maar niet geratificeerd. Hoewel de Japanse regering begin 1942 aan de regeringen van de Verenigde Staten, Groot-Brittannië, de Britse dominions en Nederland alsnog toezegde zoveel mogelijk volgens de bepalingen van de Conventie te handelen, is daar toch niet altijd gevolg aan gegeven.

In de Japanse militaire traditie werd krijgsgevangenschap als zeer oneervol beschouwd. Daar binnen het Japanse leger het klappen uitdelen door meerderen aan minderen bovendien zeer gebruikelijk was, hoeft het niet te verbazen dat ook door de bewakers met regelmaat gebruik werd gemaakt van fysiek geweld jegens de krijgsgevangenen. Koreaanse en Indonesische bewakers werden door hun Japanse meerderen ook niet altijd goed behandeld, zodat zij soms hun toevlucht namen tot het afreageren van hun frustraties op de gevangenen.

Kampleiding

De Japanners gelastten in alle krijgsgevangenenkampen de aanstelling van een geallieerde kampleiding. Doorgaans werd de hoogste officier in het kamp kampoudste gemaakt, die met enkele lagere officieren of andere aangewezen assistenten de interne kampleiding vormde.

De kampoudsten waren tegenover de Japanners verantwoordelijk voor de handhaving van de tucht en orde onder de krijgsgevangenen. Zij moesten ervoor zorgen dat de Japanse bevelen en verordeningen in het kamp uitgevoerd werden. Dat betekende dat de interne kampleiding soms moest overgaan tot het disciplinair straffen van de eigen mannen.

Ook moest de Europese kampleiding zorgen voor de instelling en verdeling van corveediensten in en buiten het kamp. Later dienden ook werkploegen te worden samengesteld voor de dwangarbeid in havens of aan wegen, spoorwegen of militaire objecten. Van de interne kampleiding hing veel af: een goede kampoudste had vaak een gunstige invloed op het welzijn van de kampbevolking, een tekort schietende kampoudste kon echter het tegenovergestelde effect bewerkstelligen.

In de burgerinterneringskampen werd ook een intern kampcomité of -bestuur ingesteld. Het Europese kamphoofd werd door de Japanse commandant aangesteld of door de geïnterneerden gekozen. Het kamphoofd, die door assistenten werd bijgestaan, diende de contacten tussen de Japanse commandant en de geïnterneerden te onderhouden. De geïnterneerden mochten in de beginperiode zelf zoveel mogelijk regelen, zoals de dagelijkse inkopen, het inrichten van een kampziekenhuis en het beheer van de kampfinanciën. Overigens bestond in een aantal kleine kampen op Sumatra en Borneo geen intern kampbestuur, maar werd daar alles zoveel mogelijk in onderling overleg geregeld.

Onder het in april 1944 ingestelde legerbestuur mochten de geïnterneerden niet langer hun eigen kampbestuur kiezen, maar zouden deze functionarissen door de Japanse commandant worden aangewezen. In de praktijk bleven de meeste zittende kampbesturen echter gewoon bestaan. Nieuw was de indeling van het kamp in afdelingen of blokken (han), die weer onderverdeeld waren in onderafdelingen (kumi). Voor deze blokken en onderafdelingen werden ook hoofden aangesteld, die verantwoordelijk waren voor de uitvoering van de Japanse verordeningen in hun deel van het kamp. Deze subhoofden vormden samen met het centrale kampcomité het dagelijks bestuur van het kamp.

Lees verder: Soorten kampen.